הקמת מחלקה משפטית בחברה היא שלב חשוב שיכול לחסוך לארגון הרבה כסף, זמן וכאבי ראש. ככל שהחברה גדלה, כך עולות יותר שאלות משפטיות שדורשות מענה מקצועי, מהיר ובמקום. במאמר הזה נבין למה כדאי להקים מחלקה משפטית בתוך החברה, מה התפקידים העיקריים שלה, ומהם הצעדים שצריך לבצע כדי לעשות את זה נכון.
למה בכלל צריך מחלקה משפטית?
כל עסק, קטן כגדול, מתמודד עם חוזים, הסכמים, דרישות רגולציה, ענייני עובדים ועוד. אבל ככל שהעסק מתרחב, האתגרים המשפטיים גדלים – גם מבחינת הכמות וגם ברמת המורכבות. כל פעולה עסקית, החל מהעסקת עובדים ועד כניסה לשווקים חדשים, נושאת השלכות משפטיות.
במקום להוציא את כל העבודה הזו לעורכי דין חיצוניים, יש יתרון ברור להקים מחלקה משפטית פנימית. מחלקה כזו מאפשרת שליטה טובה יותר בתהליכים, תגובה מהירה למצבים שדורשים התערבות משפטית, וחיסכון בעלויות בטווח הארוך. בנוסף, כאשר יש צוות משפטי קבוע שמכיר את העסק לעומק – הוא מסוגל ללוות תהליכים מראש ולמנוע בעיות עוד לפני שהן צצות.
מעבר לכך, המחלקה המשפטית הופכת לחלק בלתי נפרד מתרבות הניהול של החברה. היא תורמת לבניית שפה ארגונית אחידה, לשמירה על מוניטין החברה ולתמיכה בהחלטות אסטרטגיות שדורשות הבנה רגולטורית ומשפטית עמוקה. בחברות שפעילותן מבוססת על חדשנות, פטנטים או שיתופי פעולה – נוכחות של מחלקה משפטית היא כמעט תנאי לקיום תקין.
התפקידים המרכזיים של המחלקה המשפטית
המחלקה המשפטית אחראית למגוון רחב של תחומים:
- ניסוח ובדיקת חוזים עם לקוחות, ספקים ועובדים
- טיפול בתביעות משפטיות והגנה על החברה
- מעקב אחר חקיקה ותקנות שמשפיעות על התחום בו החברה פועלת
- תמיכה בתהליכי קבלת החלטות בהיבטים משפטיים
- שמירה על זכויות יוצרים, סימני מסחר וקניין רוחני
בנוסף, המחלקה המשפטית דואגת שכל פעילות החברה תתבצע על פי החוק – וזה קריטי בעיקר בעסקים שעוסקים בשירותים רגישים או בתחום טכנולוגי מתקדם.
איך בונים מחלקה משפטית מאפס?
לפני הכול, חשוב להבין את הצרכים של החברה. האם מדובר בחברה גדולה עם סניפים בינלאומיים או בעסק מקומי בצמיחה? בהתאם לכך, נחליט מה הגודל של המחלקה, כמה עורכי דין יועסקו בה ומה יהיה תחום האחריות של כל אחד.
שלבים עיקריים בהקמה:
- מיפוי צרכים משפטיים – חוזים, דיני עבודה, קניין רוחני וכו'.
- הגדרת תקציב – האם יש תקציב לעובדים במשרה מלאה או שיועסק עורך דין אחד שיתחיל להקים את המחלקה.
- גיוס עובדים – בחירה של אנשי מקצוע מנוסים עם היכרות לעולמות בהם החברה עוסקת.
- בניית נהלים פנימיים – קביעת כללים כיצד יפנו למחלקה, איך יתבצע תיעוד ועוד.
- שילוב עם שאר המחלקות – עבודה צמודה עם הנהלה, שיווק, מכירות ומשאבי אנוש.
מתי נכון להקים מחלקה משפטית?
אין תשובה אחת שמתאימה לכולם, אבל יש כמה סימנים ברורים:
- החברה מנהלת פרויקטים רבים עם לקוחות או ספקים
- יש פעילות בינלאומית עם רגולציות שונות
- נוצרים לעיתים קרובות מצבים משפטיים שדורשים ייעוץ קבוע
- קיים צורך לשמור על סודיות מסמכים ומידע עסקי רגיש
במצבים כאלה, אין טעם להמתין. ההשקעה במחלקה משפטית תחזור אליכם תוך זמן קצר.
שילוב עם ייעוץ משפטי חיצוני
גם אחרי הקמת המחלקה, ייתכנו תחומים שבהם יהיה צורך להיעזר בעורך דין חיצוני, לדוגמה במקרים של פתיחת חברה בע"מ או טיפול בתביעות מורכבות. השילוב הנכון בין צוות פנימי ליועצים חיצוניים מעניק לחברה גמישות ויעילות.
ניהול סיכונים משפטיים
חלק חשוב מהתפקיד של המחלקה הוא לזהות מראש סיכונים משפטיים ולמנוע אותם. זה נעשה על ידי בדיקת מסמכים, הדרכות לעובדים, עבודה לפי תקנות עדכניות והקפדה על נושאים כמו הסכמי סודיות מול גורמים חיצוניים.
לסיכום – איך עו"ד אתי אשכנזי יכולה לעזור לך
הקמת מחלקה משפטית בחברה היא השקעה נבונה שמספקת שקט תעשייתי וניהול נכון. אם אתם שוקלים להקים מחלקה כזו, או רוצים לבחון אם זה הזמן הנכון עבורכם – עו"ד אתי אשכנזי מציעה ייעוץ וליווי מקצועי בהתאמה אישית לצרכי העסק שלכם. עם ניסיון בתחום העסקי והרגולטורי, היא תדע לבנות איתכם תשתית משפטית יעילה, חזקה ויציבה.
אל תחכו שמשהו יתפקשש – פעלו מראש. זה מה שמבדיל בין חברות שמצליחות לאורך זמן לבין אלו שנתקעות בגלל טעויות משפטיות.
